Kalkulation – der Schlüssel zum Betriebserfolg im digitalen Großformatdruck

»Zwölf Poster 1,50 x,20 m, drei Motive, außenhaltbar, mit Hohlsaum – können Sie mir in einer halben Stunde das Angebot faxen?« Eine ganz normale Anfrage bei einem Dienstleister, an jedem beliebigen Wochentag. Und oft genug der Beginn einer ganzen Reihe von Problemen.

Ist Kalkulation immer Chefsache?

Selbst Standardanfragen wie das obige Beispiel werden in vielen Fällen direkt vom Abteilungs- oder Betriebsleiter bearbeitet. Der Grund ist simpel: Nur dieser hat die Übersicht über aktuelle Einkaufspreise bei Verbrauchsmaterial, nur er kennt die Konditionen bei Bestandskunden oder die Margenvorgaben bei der Gewinnung von Neukunden, nur er kann beurteilen, welche Druckqualität der Kunde verlangt – und bereit ist, zu bezahlen. Oder ob die Maschine, mit der der Auftrag gedruckt werden soll, überhaupt zum fraglichen Zeitpunkt verfügbar ist. Manuell oder in einem Programm wird eine Kalkulation erstellt, die dann häufig von einem Verwaltungsmitarbeiter erst in ein formales Angebot übertragen und an den Kunden als Angebot weitergeleitet wird. Schnell sind so eine oder auch anderthalb Arbeitsstunden vergangen. Rechnet man diese mit einem fiktiven Wert von 50 Euro, so ist dies die Summe, die allein für die Erstellung eines für den Kunden kostenlosen Angebots anfällt – noch wurde kein Cent verdient. 

Kalkulation bedeutet nicht: Verbrauchsmaterial plus 15 Prozent

Doch solche Kosten werden gerade in kleineren Betrieben oft gar nicht berücksichtigt, vor allem dann, wenn Familienangehörige in der Firma mithelfen. Doch nicht nur Arbeitsentgelte, auch viele weitere Posten bleiben oftmals außen vor: Finanzierungskosten für den Maschinenpark, Ersatz- und Kleinteile, Versandkosten, Beträge zu Versicherungen und Berufsgenossenschaft, Kosten für Betriebsräume , Heizung und/oder Entlüftung, Maschinenstillstands-, Krankheits-und Urlaubszeiten, Zinsen bei verspäteten Kundenzahlungen, Rechnungsausfälle, Kosten der Aus- und Weiterbildung. Eine Software-Anwendung zur Kalkulation hilft, diese Positionen bewusst zu machen –gerade weil diese in der Hitze eines stressigen Arbeitstages gerne übersehen werden. Gerade für kleine und mittelständische Firmen erweist es sich jedoch oft als schwierig, ein passendes Pakt zu finden: Standard-Anwendungen sind oft zu kostspielig, benötigen zu viel Einarbeitungszeit und lassen sich schwer an spezifische Branchen anpassen. »Wir hatten die Suche schon fast aufgegeben«, gesteht Rainer Mozer, Geschäftsführer der auf Beschriftungen und Werbeanlagentechnik spezialisierten Komo GmbH aus Ichenhausen. Als Teil des Software-Projektteams der Werbeland-Gruppe testete sein Unternehmen die Software-Suite für Werbetechniker »Projekt« der Projekt Software GmbH

Module für den gesamten Betriebsablauf in der Digitaldruckerei

Die Projekt Software versteht sich als ganzheitliche Lösung und bewältigt alle anfallenden Büroarbeiten eines Werbetechnik-Betriebes. Von der Angebotserstellung über die Kalkulation, von der Auftragsverwaltung bis hin zur Rechnungsstellung, Nachkalkulation, Archivierung und Büroverwaltung kann alles mit einem Programm erledigt werden. Stammdaten wie Adressen oder Kostenstellen können zentral von allen Modulen genutzt werden. »Wir haben endlich eine Software gefunden, die auf unsere Branche zugeschnitten ist«, erklärt der Gschäftsführer. Die Komo GmbH nutzt nahezu das komplette Programmspektrum wie Auftragsabwicklung, Finanz- und Lohnbuchhaltung. Jeder Auftrag wird zu allererst in dem Programm angelegt, so dass verantwortliche Mitarbeiter stets eine aktuelle Übersicht laufender Projekte abrufen können. Bei Kooperatioen mit anderen Unternehmen, etwa innerhalb der Werbeland-Gruppe, können Daten per „Aktenkoffer“-Funktion an Firmen übergeben werden, die dasselbe Programm nutzen, so dass beispielsweise gemeinsam kalkuliert werden kann. Selbst bei Außenarbeiten lassen sich tatsächlich genutzte Zeiten und Materialien sofort festhalten: Das Modul »Zeiterfassung« arbeite mit dem mobilen Scanner »Timeboy« zusammen, der von der Software ausgedruckte Barcodes liest und positionsgenau erfassen kann. Zurück im Betrieb lassen sich die gewonnenen Daten unmittelbar dem Projekt zuordnen und zur Nachkalkulation, die Lohnabrechnung und für die Rechnungslegung verwenden.

Kalkulation schnell und einfach mit Calc4LFP

Die Filemaker-basierende Software calc4LFP für Mac und PC von GST ist besonders für LFP-Digitaldrucker ausgelegt. Hier lassen sich Drucksysteme etwa mit Produktivität in verschiedenen Modi, ihre Finanzierungs- und laufenden Kosten sowie Verbrauchsmaterialien in einer Datenbankbank hinterlegen. Das Programm berücksichtigt dann selbsttätig Positionen wie Auslastung, Zuschuss, Tintenauftrag, Einrichtungszeit und Kachelung. Maschinen- und Handarbeits-Leistungen lassen sich in kleinsten Einheiten unterteilen, so dass ein Auftrag anhand der Positionen ohne großen Aufwand kalkuliert werden kann und dies auch von weniger qualifizierten Mitarbeitern. Besonders interessant ist die Mglichkeit, einem Kunden eine gewünschte Marge zuzuordnen, die dann sofort in die Berechnungen einfließt, außerdem die Option Wunschpreis: Hier kann zur Nachkalkulation der vom Kunden gewünschte Preis eingesetzt werden , das Programm berechnet dann die daraus resultierende Marge. Die Kalkulation kann dann sofort in ein vordefiniertes Angebot eingefügt. Sie lässt sich als PDF per Mail versenden und mit oder ohne Briefkopf ausdrucken, eine Adressdatenbank ist integriert. Zudem besteht die Möglichkeit, aus den eingegebenen Daten ein Jobticket zu generieren. Auch bei calc4LFP können weitere Module angefügt werden, etwa für die Finanzbuchhaltung, ein Rechnungslegung oder Warenwirtschaft. 

Investitionshemmnisse für Digitaldruckereien

Nicht selten klagen mittelständische Betriebe über große Probleme, bei dem Versuch, ihre Software-Umgebung zu standardisieren: Sie hat auch Mozer nach eigenen Angaben bereits zweimal in einem Lösung investiert, bevor er mit Projekt Software endlich die für sein Unternehmen passende Paket fand. Allerdings sind die Schwierigkeiten nicht unbedingt ausschließlich der Software anzulasten: Computergestützte Angebotserstellung benötigt zunächst eine umfassende du gut gepflegte Datenbank – mit Adressen, mit aktuellen Preisen für Verbrauchsmaterial, mit Finanzierungsdetails, Raummieten und ähnlichen Positionen. In Zeiten dünner Personaldecken bleibt dafür im Tagesgeschäft schlicht keine Zeit. Meist ist es jedoch auch nicht möglich, derartige Arbeiten etwa an Aushilfen zu delegieren – mit der Genauigkeit der hinterlegten Daten steht und fällt die Relevanz der Kalkulation. Auch auf Seiten der Mitarbeiter gibt es oft Vorbehalte gegen Software-Lösungen, zumal sich eine gewisse Einarbeitungszeit nie vermeiden lässt. Auch die Effizienz gewohnter Arbeitsabläufe wird dadurch oftmals in Frage gestellt, so dass mit der Installation möglicherweise auch eine Restrukturierung des Unternehmens notwendig wird. Das letztendliche Ziel rechtfertigt jedoch die Anstrengung: Abläufe werden verschlankt, Kosten besser sichtbar, doppelte Arbeiten überflüssig. Den Mitarbeitern bleibt dadurch mehr Zeit für die Kundengewinnung, für eigenen Kreativität oder Fortbildung. Der größten Vorteil aber ergibt sich unzweifelhaft für den Unternehmer: Er kann den Erfolg seiner Firma besser absehen, Fehlentwicklungen schneller gegensteuern – nicht erst, wenn der Steuerberater warnt.