Interview in LARGE FORMAT: Steffen Haaga

LF: Wer braucht Workflow-Software?

Steffen Haaga: Eigentlich alle Großformatdrucker. Schon ab etwa fünf Mitarbeitern wird es zunehmend schwer, mit selbst erstellten Lösungen, etwa auf Microsoft-Office-Basis, wirklich effizient zu arbeiten. Bei über zehn Mitarbeitern ist eine Workflow-Software eigentlich schon ein Muss – vor allem aber ein Wettbewerbsvorteil. Die Digitaldrucker können sich da noch viel vom Offset-Druck abgucken, dort sind sehr effiziente Lösungen für die Arbeitsvorbereitung und -organisation heute bei allen größeren Unternehmen Standard.  

 LF: Bei Datenvorbereitung und Druck nutzen die meisten größeren Unternehmen bereits Software-Lösungen, die einen gewissen Arbeitsablauf vorschreiben.

Steffen Haaga: Das ist richtig. Die Daten, die aus dem Rip gewonnen werden können – etwa der Verbrauch an Druckmaterial und Tinten, aber auch die benötigte Zeit –,werden aber bisher nur selten effektiv wieder zurück­gemeldet. So muss eine notwendige Nachkalkulation unterblieben. Viele Dienstleiter wissen deshalb gar nicht, welche Aufträge für sie wirklich lohnend sind – und welche eben nicht. Mit unserem Fiery-Rip ist diese Option Standard. Denn bei EFI sehen wir Workflow-Software in einem viel größeren Rahmen: Sie umfasst alle Aufgaben der Planung, Ressourcenoptimierung und Verwaltung einer Druckerei – im besten Falle so integriert, dass Informationen aus dem Rip automatisch einfließen können. 

LF: Welche Lösungen bietet EFI denn konkret zur Organisation von Großformat-Dienstleistern an?  

Steffen Haaga: Für global agierende Unternehmen bieten wir die Monarch-Suite an – mit ihr lassen sich mehrere, auch große Standorte in ein Planungs-Tool mit Prozess-Management und Cashflow-Überwachung integrieren. Für mittelständisch geprägte Unternehmen haben wir zunächst Print Smith Vision: Die browserbasierte Software ist für sehr kleine und Familienbetriebe gedacht. Sie erleichtert die Abgabe von Angeboten, die Produktionsplanung und die Rechnungsstellung in einem Paket. Für den Großteil der Großformat-Dienstleiter im dynamisch wachsenden Segment mit zwanzig bis 50 Mitarbeitern dürfte aber unsere Pace-Lösung am besten geeignet sein. Die Software ist ebenfalls browserbasiert, so dass sie auf allen – auch älteren – Systemen problemlos laufen kann. Das Paket ist aus Modulen aufgebaut, mit denen man alle Bereiche der Unternehmensführung abdecken kann: Von der Verwaltung und Angebotserstellung über die Buchhaltung bis zum automatisierten Informationsaustausch mit Kunden und Partnern. Zusätzlich gibt es eine 
E-Commerce-Lösung, die im Web generierte Aufträge selbsttätig in die Produktion einfädelt. 

LF: Stichwort „Automatisierung“: Das Schlagwort weckt bei den Mitarbeitern nicht selten die Angst vor dem Jobverlust.

Steffen Haaga: Mit der Installation, Anpassung und selbst einer ausgedehnten Schulung ist es in der Tat nicht getan. Die Mitarbeiter müssen die Neuerungen aktiv mittragen, sonst steht der Erfolg schnell in Frage. Das Stichwort lautet „Change Management“ – und damit fängt ein Unternehmenslenker am besten lange vor einer konkreten Automatisierungs-Maßnahme an. Oftmals bedeuten sie ja für den einzelnen Mitarbeiter erst mal mehr Arbeit.

LF: Haben Sie ein Beispiel?

Steffen Haaga: Pace bietet zum Beispiel die Möglichkeit, angefangene Rollen über einen Barcode mit der Restlauflänge zu kennzeichnen und gleichzeitig einem Lagerplatz 
zuzuweisen. Der Operator muss den Barcode ausdrucken, aufkleben und ggf. scannen, der Lagermitarbeiter die Rolle am richtigen Platz verstauen. Restrollen werden sonst oft an der Maschine selbst gelagert. Der Operator weiß ja, wie viel Restlänge sich darauf befindet. Er hat nach dem neuen Verfahren also mehr Arbeitsschritte. Trotzdem ist der Vorgang erheblich nachhaltiger, denn so kann jeder Mitarbeiter firmenweit feststellen, welche Restrollen zur Verfügung stehen. Das senkt Kosten und erhält damit Arbeitsplätze.

LF: Nicht nur Mitarbeiter, auch mittelständische Firmenlenker stehen standardisierten Lösungen oft skeptisch gegenüber. 

Steffen Haaga: Große Integrationen können durchaus mehrere 10.000 Euro kosten. Allerdings amortisieren sich diese durch die erhöhte Produktivität oft überraschend schnell. Zudem senken sie die Fehlerquote, das kann dem Unternehmen eine wertvollen Vorsprung vor dem Mitbewerber schaffen. Kleinere Lösungen sind oft schon für wenige tausend Euro zu haben. Sie sind 
skalierbar und zukunftssicher. Viele „selbst gebaute“ Software-Architekturen zeigen ihr größtes Manko oft erst nach einigen Jahren:, wenn etwa auf neue Hardware umgerüstet werden soll oder das Unternehmen, das die Lösung einst programmiert hat, nicht mehr greifbar ist.